Нюансы заполнения подраздела 1.1 ЕФС-1


С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в Социальный фонд России. Вносятся изменения в правила работы со взносами и отчетность. В этой статье мы хотели бы более подробно рассмотреть особенности заполнения подраздела 1.1 нового отчета по форме ЕФС-1.

ЕФС-1 с подразделом 1.1 сдают на каждого работника, включая внешних и внутренних совместителей, дистанционных работников и работников по ГПД. Исключение – самозанятые.

Также если сведения составляют гостайну, заполнять и подавать подраздел 1.1 не нужно.

ЕФС-1 с подразделом 1.1 подается в ваш территориальный орган СФР. Сведения можно подать в электронной форме или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя).

Если численность работающих у вас застрахованных лиц за отчетный период превышает 10 человек, сведения представьте в форме электронного документа, подписанного УКЭП, а если 10 человек и менее – по желанию – в бумажной или электронной форме.

Штрафы

За нарушение срока сдачи ЕФС-1 с подразделом 1.1 и за ошибки в нем предусмотрен штраф на должностное лицо от 300 до 500 руб. Кроме того, следует обратить внимание, что:

  • если нарушения допущены по работнику на ГПД, дополнительный штраф на организацию составит 500 руб.,
  • за непредставление сведений в электронной форме в случаях, когда соблюдение такой формы обязательно, предусмотрен штраф в размере 1 000 руб.

Основные тонкости заполнения

При заполнении подраздела 1.1 необходимо руководствоваться Порядком заполнения ЕФС-1, утвержденным Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п. Представлять подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 в СФР можно отдельно от остальной формы, но обязательно с заполненными титульным листом и подразделом 1 раздела 1 формы ЕФС-1.

Данные, которые указываются в полях СНИЛС, Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения, должны соответствовать сведениям, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

При подаче заявления о переходе на ЭТК табличную часть подраздела 1.1 заполнять не надо – достаточно указать дату заявления подачи в соответствующем поле.

В графе 2 указывается дата кадрового мероприятия.

В графу 3 вносится наименование кадрового мероприятия, например, при увольнении указываем — УВОЛЬНЕНИЕ.

Графа 4 заполняется только в отношении зарегистрированных лиц, которые работают (в том числе по договорам ГПХ) в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

В графе 5 указываются должность, структурное подразделение, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор. Если в нем нет подразделения – только должность. При ГПД графу не заполняют.

Кодовое обозначение занятия (графа 6) должно соответствовать занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности. Код состоит из пяти цифровых знаков. Формат записи — XXXX.X. Код включает:

  • код наименования группы занятий в ОКЗ – первые четыре знака;
  • контрольное число – пятый знак.

В графе 7 указывают причину увольнения и код. Последний необходимо взять из классификатора к порядку заполнения. Если в графе 7 поставили код «иное», то надо отразить норму нормативно-правового акта, по которому уволили работника. При прекращении договора ГПХ графу не заполняют.

Основание кадрового мероприятия (графы 8-10) включает в себя:

  • наименование (приказ, договор),
  • дата в формате ДД.ММ.ГГГГ,
  • номер – число без знака N.

Графу 11 заполняют только в корректирующей форме, чтобы дополнить, уточнить или исправить сведения о трудовой деятельности.

Еще несколько важных моментов

О приеме, увольнении, переводе каждого работника необходимо сообщать фонду по форме ЕФС-1. Работник может в любое время отказаться от бумажной трудовой книжки и подать заявление о переходе на ЭТК. Не позднее 25-го числа следующего месяца нужно сдать на работника ЕФС-1.

О приеме человека на работу нужно подать в территориальный СФР подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем:

  • или подписания трудового договора;
  • или издания приказа о приеме на работу, если он издается у работодателя.

Срок сдачи подраздела 1.1 при увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора – следующий рабочий день после издания приказа. Важно помнить, что при заключении и прекращении ГПД также нужно подавать ЕФС-1.

Можно расторгнуть трудовой договор с внутренним совместителем, если он согласен (например, по соглашению сторон или по его инициативе), так как специального основания увольнения нет. После этого прием на основную работу оформляется как обычно.

Если работник переведен на другую постоянную работу, то необходимо подать в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ о переводе. О временном переводе на другую работу не нужно сообщать в СФР.