Оформление путевого листа

Безопаснее оформлять путевой лист в тех случаях, когда работник использует автомобиль для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд организации. Путевой лист нужно оформлять на каждое транспортное средство. Его выдают водителю до выпуска транспортного средства на линию.

За отсутствие путевых листов предусмотрена административная ответственность для водителя, организации и должностных лиц, а также налоговая ответственность в виде штрафов. Ответственность возможна только в тех случаях, когда путевой лист необходим.

За составление путевого листа с нарушениями тоже могут оштрафовать. К ответственности могут привлечь разные ведомства. Если организация приняла все меры, чтобы избежать нарушений, то её не привлекут к административной ответственности за правонарушение, за которое уже наказали должностное лицо (работника).

В путевом листе с 1 сентября 2023 года нужно указывать дополнительные сведения о водителе. Минтранс обновил состав сведений путевого листа и порядок его оформления. Новшества нужно применять до 1 марта 2029 года.

Среди изменений можно выделить такие:

• в сведениях о водителе помимо прочего следует указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
• закрепляется право оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня или смены водителя (водителей), либо на несколько рейсов, если в течение рабочего дня или смены у водителя ряд рейсов;
• разрешается изменять сведения о водителях, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, если формируют электронный путевой лист.

Обязательной формы путевого листа нет, но можно взять образец из учетной программы, разработать свой или использовать унифицированную форму. Главное, чтобы в выбранной вами форме были все обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты путевого листа:

• срок действия;
• лицо, оформившее путевой лист;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе;
• вид перевозки;
• вид сообщения;
• маршрут следования, пробег, расход топлива.

Электронный путевой лист по формату ФНС можно заполнить в учетной программе или в ГИС ЭПД – Государственной информационной системе электронных перевозочных документов.

Путевой лист можно оформить как на один день, так и на более длительный период.

В графе «Лицо, оформившее путевой лист» юрлицо обязано отразить следующую информацию:

• полное наименование организации;
• адрес в пределах местонахождения;
• номер телефона;
• ОГРН организации.

В графе «Сведения о транспортном средстве» необходимо отразить:

• тип автомобиля – легковой или грузовой, его марка, модель;
• регистрационный номер ТС;
• дата и время выезда и возвращения на линию;
• показания одометра;
• дату, время и результат предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС.

С 01.09.2023 нужно вносить показания одометра:

• при выпуске транспортного средства на линию;
• при его возвращении с линии по завершении последнего рейса;
• при приеме-сдаче ТС последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (если оформляется несколько путевых листов в бумажном виде на одно транспортное средство).

Если в течение дня или иного периода действия путевого листа автомобиль задействован в нескольких видах сообщения, указывают их все.

Маршрут следования, пробег, расход топлива не предусмотрены Минтрансом, но нужны налоговикам, чтобы контролировать служебное использование автомобиля и обоснованность расходов на ГСМ. Поэтому данные о маршруте целесообразно указывать подробно, не используя общие формулировки.

Вести журнал учета движения путевых листов вы не обязаны. Вместе с тем, он может быть полезен, например, для контроля движения путевых листов. Можно заполнять журнал по унифицированной форме.

Исправить ошибки в путевых листах, допущенные при их составлении, можно в порядке, предусмотренном для бухгалтерских первичных документов.

Ответственность за нарушения, связанные с оформлением путевого листа

Нарушение	Ответственность
Нет путевого листа	Предупреждение или штраф водителю – 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ)
Нет отметки о пред- или послерейсовом медосмотре водителя	Штраф (ч.2 ст. 4.1.2 КоАП РФ, ч. 2 и ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ): малое или микропредприятие – 15 тыс. руб. другие организации – 30 тыс. руб. должностное лицо – 5 тыс. руб. водитель – 3 тыс. руб. руб.
Нет отметки о предрейсовом техническом контроле

Обязательные реквизиты путевого листа

срок действия лицо, оформившее путевой лист сведения о транспортном средстве сведения о водителе вид перевозки вид сообщения маршрут следования, пробег, расход топлива

Варианты записи информации о виде перевозки

Цель использования автомобиля	Запись в путевом листе
Собственные нужды	Для собственных нужд
Перевозка груза за плату	Перевозка груза по договору перевозки
Перевозка пассажиров и багажа за плату	Регулярная перевозка пассажиров и багажа Перевозка пассажиров и багажа по заказу Перевозка пассажиров и багажа легковым такси Организованная перевозка групп детей автобусами Перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем)