Кадровый электронный документооборот: обязателен или нет?


Для начала разберемся, что же такое кадровый электронный документооборот, или КЭДО. Проще говоря, это вся документация, связанная с работой, оформленная в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Сюда относится создание, подписание, применение и хранение электронных документов, которые согласно трудовому законодательству оформляются на бумажном носителе и с которыми работников необходимо ознакомить в письменной форме.

Согласно требованиям трудового кодекса КЭДО не распространяется:

  • на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников,
  • на акты о несчастном случае на производстве по установленной форме,
  • на приказы (распоряжения) об увольнении,
  • на документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Переход на электронный документооборот для работодателя и сотрудников не обязателен. Это право каждой компании, то есть организации могут отказаться от перехода на КЭДО и продолжить вести кадровые документы на бумаге. Даже в случае, если работодатель решит перейти на электронный документооборот, то обязать всех сотрудников вести документы в электронном виде он не вправе.

Здесь стоит отметить некоторые тонкости: для работников без трудового стажа, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года согласие на переход на электронный документооборот получать не нужно.
В работе компании может возникнуть ситуация, когда часть работников откажутся от перехода, а остальные захотят обмениваться документами в электронном виде, в этом случае на первых вы будете продолжать оформлять бумажные документы как и раньше, а на вторых – вести документы в электронном виде, такие правила закрепили в частях 1, 2, 5 и 7 статьи 22.2 ТК.

Для КЭДО можно использовать цифровую платформу «Работа в России», получая доступ в том числе посредством портала Госуслуг, или использовать собственную информационную систему с учетом Правил взаимодействия, при этом расходы на создание и эксплуатацию этой системы несет работодатель.

Что нужно для перехода на кадровый электронный документооборот:

  • назначить ответственного сотрудника,
  • выбрать информационную систему, через которую будет производиться обмен документами,
  • определить новые правила работы в локальных актах,
  • уведомить сотрудников о переходе,
  • получить от сотрудников заявления о согласии или отказе. Если работник готов перейти на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, согласие следует оформить в письменном виде (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Работник, согласившийся на КЭДО, не имеет права впоследствии отказаться от этого.

Важные моменты применения КЭДО

  • Уволить работника за отсутствие у него электронной подписи или отсутствие его согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота нельзя (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Если работник не написал никакого заявления, нужно обмениваться с ним кадровыми документами на бумаге. Считается, что, если работник не выразил свое согласие, он отказался от перехода на электронный документооборот.
  • Расходы на получение работником электронной подписи и ее использование несет работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).
  • Работник вправе использовать ранее самостоятельно полученную УКЭП (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

В рамках дальнейшего взаимодействия по КЭДО работник также может отправлять заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется КЭДО. Он вправе направлять их через информационную систему, документы будут считаться полученными вами на следующий рабочий день после направления (ч. 8, 9 ст. 22.3 ТК РФ).

При применении КЭДО заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий (ст. 62 ТК РФ) работник может подать (направить) (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ):

  • в письменной форме, работник может написать заявление в письменной бумажной форме и вручить его работодателю лично,
  • в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя (если работодатель использует собственную информационную систему),
  • через цифровую платформу «Работа в России» (если работодатель использует ее).

Работодатель обязан выдать копии документов, которые связаны с работой сотрудника, в течение 3 рабочих дней со дня, как получит от работника заявление. Все справки и копии электронных и бумажных документов работодатель оформляет и выдает бесплатно, если в отношении этих документов осуществляется КЭДО, такие электронные документы нужно предоставить способом, указанным в заявлении работника (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ):

  • в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
  • в форме электронного документа. Например, можно разместить его в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России», если она используется в целях осуществления КЭДО.